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大数据背景下的科技档案管理的问题与对策
作者:未知 如您是作者,请告知我们
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 摘 要 大数据时代的来临,科技档案管理中存在的问题日趋显现,难以适应新形势下科技管理工作。本文从科技档案管理现状和存在的主要问题方面进行简单分析并提出相关解决方法与对策。 
  关键词 大数据 科技档案管理 问题 对策 
  中图分类号:G270.7 文献标识码:A 
  随着网络技术和计算机技术不断发展,我们已经进入大数据时代。在国家创新驱动发展战略的指引下,科技管理部门积极适应时代和技术要求,在科技管理的网络化、信息化方面着力推进新技术、新业务的应用,科技计划、科技成果、知识产权、科技金融、科技宣传等各项业务工作的信息化程度不断提高,管理信息的大数据特征也日趋明显,为科技档案管理工作提出了新的挑战。 
  1科技档案管理的现状 
  科技档案是指人们在科学研究、技术创新和科技管理活动中形成的具有历史保存价值的研究报告、技术数据、重要图纸、管理文件、制度规章、协议证书、声像资料等文件资料。科技档案工作主要由档案收集、档案整理、档案保管、档案检索、档案利用等五个方面构成。在20世纪,由于数字化技术还未得到广泛利用,科技档案主要由纸质档案组成,档案整理、保管和利用以传统方式进行,档案管理利用的效率比较低。进入21世纪以来,随着计算机和互联网的广泛应用,科技档案管理进入信息化阶段。 
  (1)纸质档案数字化加快普及。由于纸质档案存在保存要求高、检索使用效率低等问题,随着计算机技术的发展以及数据处理、存储成本的不断下降,各地科技档案馆实施了数字化改造工程,传统纸质档案通过数字化扫描成为电子数据,档案存储的便利性和安全性得到了大幅提升。 
  (2)数字档案网络化加快推进。纸质档案的数字化,为档案管理的网络化奠定了重要基础。近几年来,随着互联网的发展,各地科技档案馆加快推进网络化工程,数字化的科技档案逐步实现网上查询检索、传输和共享,档案利用率得到空前提高。 
  (3)科技管理信息化加快实施。档案管理的内容和方式与现代日益发展的科技管理工作不相适应,为了提高科技管理效率,科技部门积极加强信息化建设,在科技项目、科技成果、科技统计、科技宣传等工作中陆续建设了一批网站或科技管理信息系统,微博、微信等新型媒体也向工作领域快速渗透,数字化的电子文件产生数量成指数速率增长,科技档案的采集、归档、存储和利用方式与传统方式相比发生了翻天覆地的变化。 
  2科技档案管理存在的主要问题 
  在科技档案不断向数字化转型和科技管理信息日益“大数据化”的今天,传统的科技档案管理方式已不能适应新形势发展的需要,主要表现在以下方面: 
  (1)現有数字档案馆建设水平不高。大部分数字档案馆建设时只考虑了对已有纸质档案的数字化管理,只设计了档案的存储、检索、浏览、打印等功能,结构简单、可扩展性不够,难以适应大数据开发利用的需要。 
  (2)科技管理信息分散。科技部门在进行科技管理系统开发建设时,往往缺乏科学的顶层设计,不仅管理系统难以整合,而且运行环境、数据结构也不统一,数据“孤岛”化、碎片化比较严重,难以实现管理数据的高效利用。 
  (3)复合型科技档案管理人才少。大部分数字档案馆的管理人员都是从管理传统档案的人员转来的,计算机技术应用能力比较低,而高水平的计算机专业人员或缺乏档案管理专业知识,或不愿意从事档案管理事业,现有管理人员综合专业素质能力较低,难以适应大数据时代需求的科技档案管理工作。 
  (4)管理制度落实不到位。在科技管理“大数据化”的背景下,除了传统的纸质档案外,科技档案更多地来自科技管理信息系统中产生的重要数据和信息,实际工作中有些关键数据信息没有得到及时的归档和保存,档案数据的流失比较严重。 
  3解决方法与对策 
  大数据、云计算技术的不断进步,对科技管理中数字档案的科学、规范管理提供了有力技术支撑。为做好大数据背景下的科技档案管理,科技管理部门应重点抓好以下环节: 
  (1)科学规划科技管理信息平台建设。做好各类科技管理平台建设的顶层设计,加强业务工作与档案工作的结合。在系统开发中要预留管理数据与档案数据的接口,及时做好科技管理过程数据和结果数据的归档工作,提高数字档案管理工作效率。 
  (2)建设高水平数字档案馆。实施数字档案馆改造提升工程,改进数字档案馆网络和硬件条件。要改变自建机房的传统思路,具备条件的,要推进数字档案馆“上云”,不仅可以降低数字档案馆的运行成本,还可提高系统的安全性。 
  (3)推进科技管理大数据利用。开发利用大数据存储、大数据挖掘、大数据分析等技术,对各个科技管理信息平台中的重要数据进行科学的提取、收集和利用,建立科技管理综合数据库。对具有留档价值的数据,要依托数字档案馆进行科学保存,最大化开发科技管理数据的价值。 
  (4)加强档案管理制度建设。深入分析大数据背景下科技档案管理的现状与问题,研究制定科学数据和数字档案管理办法,不断提高科技管理部门档案管理的科学性和规范性。 
  (5)加强档案管理队伍建设。加强档案管理人员培训,提高网络与计算机应用技术水平。在档案管理队伍中积极引进高水平的计算机应用人才,具备条件的,可依托专业机构开展数字档案馆建设与运营,大力提高数字档案馆管理工作能力。 
  作者简介:刘懿玲(1971.7-),女,汉族,河北沧州人,大专,河北省科技档案馆,研究方向:档案管理。 
  参考文献 
  [1] 李鑫.刍议大数据时代高校档案的信息化管理[J].信息工作,2017(280):60. 
  [2] 许飞.大数据时代档案管理策略研究[J].机电兵船档案,2017(06):72:-73. 
  [3] 裴应胜.关于大数据时代的档案管理研究[J].档案工作,2017(274):58-59.

 

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